¿Por qué es tan importante dar el primer paso correcto al implementar una herramienta como HubSpot? 🤔 Cuando una empresa invierte en una plataforma tan poderosa, no es suficiente solo comprarla. El verdadero desafío está en asegurarse de que se implemente y se utilice de manera óptima desde el primer día.
El onboarding no debería ser solo una formalidad o un proceso superficial; debe ser un cimiento firme que permita a tu equipo aprovechar al máximo la herramienta a largo plazo. Te lo explico con manzanitas 🍏🍏🍏: Muchos procesos de onboarding no logran esto. Y ahí es donde empiezan los problemas: los equipos no reciben la guía necesaria y terminan usando HubSpot de manera ineficiente. ¿Sabías que entre el 30% y el 70% de las implementaciones de CRM fallan? (CRMsearch) (WalkMe™ – Digital Adoption Platform) Esto se debe, principalmente, a la falta de una estrategia clara y a la baja adopción por parte de los usuarios.
Llevo más de 8 años trabajando con HubSpot, ayudando a startups y grandes corporaciones a implementarlo de manera efectiva. Y créeme, el error más común que veo es tratar el onboarding como un mero trámite. Sin entender realmente el negocio, HubSpot no se alinea con las necesidades reales de la empresa, y eso convierte lo que debería ser una solución en un obstáculo.
Pero, ¿y si te dijera que la mayoría de las empresas pasan por alto un detalle crítico en su onboarding, un error que podría estar costándoles mucho más de lo que imaginan? 🚀 Sigue leyendo para descubrir ese detalle crucial y cómo asegurarte de que no sea el talón de Aquiles en tu implementación de HubSpot.
Tabla de contenidos
El desafío del Onboarding en HubSpot 🚧
Lo que he visto a lo largo de estos años es que un onboarding genérico en HubSpot rara vez desbloquea el verdadero valor de la plataforma. La falta de personalización y adaptación a las necesidades específicas del negocio deja a muchos equipos sintiéndose frustrados, como si HubSpot fuera más complicado de lo que realmente es. 😕
Si estás evaluando HubSpot o ya lo tienes implementado, entender el papel crítico del onboarding es esencial para el éxito a largo plazo. ¿Por qué es esto importante? Porque HubSpot, con toda su capacidad para transformar la forma en que manejas el marketing, las ventas y la atención al cliente, solo puede desplegar todo su poder si los usuarios realmente entienden cómo sacarle el máximo provecho desde el principio. 🛠️
«El onboarding exitoso comienza mucho antes de la primera sesión de capacitación; se trata de alinear las expectativas y comprender profundamente las necesidades del cliente.»
- David McHardy, Customer Success Manager en Kryterion
Fuente: HubSpot Blog
Si deseas profundizar en cómo HubSpot puede potenciar tanto el marketing como las ventas de tu empresa, no te pierdas nuestro artículo sobre HubSpot: Marketing y Ventas para un Crecimiento Sostenible. Allí desglosamos cómo esta herramienta puede transformar tu estrategia de negocio, desde la automatización hasta la medición del ROI.
Onboarding estándar vs. Personalización 🎯
Para aquellos que están evaluando la compra de HubSpot, el proceso de onboarding es la piedra angular que determinará cómo la plataforma se integrará en tu organización. Un onboarding adecuado te permitirá no solo familiarizarte con las funcionalidades, sino también adaptar HubSpot a las necesidades únicas de tu negocio.
Y si ya llevas tiempo usando HubSpot, es posible que te hayas encontrado con que un onboarding estándar no aborda los verdaderos desafíos de tu equipo. HubSpot diseña su onboarding para que los nuevos usuarios se familiaricen con la plataforma, pero he visto cómo este proceso, en muchos casos, se queda corto, funcionando más como una sesión de Q&A que como una estrategia bien estructurada. Como resultado, los usuarios pueden no estar preparados para aprovechar al máximo HubSpot, afectando tanto a quienes son nuevos compradores como a los usuarios más experimentados.
El desafío del tiempo: 90 días de Onboarding ⏳
El onboarding estándar que HubSpot ofrece es un excelente punto de partida, pero no podemos ignorar que este proceso suele tomar 90 días. 🕒 ¡Tres meses completos! Durante este tiempo, HubSpot asigna un especialista para guiar a tu equipo a través de llamadas quincenales y resolver dudas por email. Sin embargo, hay un pequeño detalle: gran parte del trabajo recae sobre tu equipo, que debe implementar la mayoría de las configuraciones por su cuenta. Esto puede ser un desafío si no tienen mucha experiencia con la plataforma.
Si esto suena abrumador, no te preocupes. Mi equipo y yo estamos aquí para ayudarte a agilizar este proceso y asegurarte de que todo esté alineado con las necesidades de tu negocio desde el primer día. Con un enfoque más personalizado, podrías empezar a ver resultados mucho antes y con menos complicaciones. Descubre cómo podemos hacerlo juntos.
Problemas comunes en el Onboarding ❗
Cuando se trata de implementar HubSpot, he visto de todo. Aquí te comparto algunos de los errores más comunes que pueden complicar seriamente las operaciones de tu empresa:
Creación desorganizada de propiedades 🏗️
Imagina empezar a construir una casa sin un plano claro. Algo parecido ocurre cuando los usuarios crean propiedades en HubSpot sin una guía adecuada, sin entender cómo interactúan estas propiedades dentro del sistema. Lo que parece una pequeña confusión hoy, como no saber qué propiedad usar, mañana puede convertirse en un caos de datos mal gestionados que deja a tu equipo frustrado y desmotivado. Esa maraña de propiedades desorganizadas no solo complica la gestión del CRM, sino que afecta la calidad de los datos, ralentizando cada proceso operativo. En lugar de avanzar, te encuentras apagando incendios y corrigiendo errores que nunca deberían haber ocurrido.
Workflows sin una estrategia clara 🔄
Los workflows son el corazón de la automatización en HubSpot. Pero si no se crean con una estrategia bien pensada, pueden generar más problemas que soluciones. Los conflictos y bloqueos en los procesos son comunes cuando no hay una planificación adecuada, lo que convierte lo que debería ser una herramienta poderosa en una fuente constante de frustración. ⏳
Jerarquía de usuarios y Permisos inadecuados 🔑
Aquí hay otro error común: no establecer claramente los permisos y roles dentro de HubSpot. A veces, todos los usuarios reciben permisos de superadministrador, lo que puede ser un riesgo si no saben bien lo que están haciendo. Esto aumenta el riesgo de errores graves y compromete la seguridad del sistema, además de generar posibles conflictos internos. 🚨
Desconocimiento de los límites de contactos de marketing 📊
Muchos usuarios no saben que hay un límite en los contactos de marketing dentro de su suscripción de HubSpot. Superar esos límites sin darse cuenta puede resultar en costos inesperados, lo que puede afectar negativamente la percepción de valor de HubSpot cuando aparecen cargos adicionales no previstos. 💸
Falta de conocimiento en segmentación y filtros 🔍
La segmentación es clave en cualquier estrategia de marketing, pero si no sabes cómo utilizar los filtros y propiedades en HubSpot, es probable que no obtengas los resultados que esperas. Una segmentación deficiente puede hacer que tus campañas pierdan precisión y relevancia, impactando negativamente en los resultados. 🎯
Dificultades en el envío de correos masivos y creación de campañas ✉️
HubSpot tiene herramientas potentes para enviar correos masivos y crear campañas, pero si no se utilizan correctamente, los resultados pueden ser desastrosos. Errores en la configuración o en la segmentación pueden llevar a bajas tasas de apertura y conversión, afectando directamente el éxito de las campañas. 📉
Usar HubSpot como una hoja de Excel 🧾
Un error que he visto con frecuencia es tratar HubSpot como si fuera solo una hoja de Excel glorificada. Esto significa que los equipos subutilizan sus funcionalidades, gestionando contactos y datos de manera manual y perdiendo el verdadero poder de automatización e integración que HubSpot ofrece. Este enfoque no solo es ineficiente, sino que limita el crecimiento y el potencial de la herramienta, frustrando a los equipos que no ven resultados claros de su inversión.
Gestión de negocios y registros comerciales 💼
La gestión de negocios y el registro de actividades comerciales son fundamentales para el seguimiento del ciclo de ventas en HubSpot. Sin la orientación adecuada, los usuarios pueden no aprovechar al máximo estas funcionalidades, lo que lleva a un seguimiento deficiente y a la pérdida de oportunidades de venta. 🔄
Creación de informes 📊
Los informes son esenciales para evaluar si las estrategias están funcionando. Pero si los usuarios no saben cómo generar informes precisos, esto puede limitar la capacidad de la empresa para tomar decisiones informadas, afectando la eficacia de las estrategias y llevando a una subutilización de HubSpot. 📉
Si te estás enfrentando a estos desafíos, puede ser útil contar con la asistencia de una agencia experta en Inbound Marketing como Efeonce. Podemos ayudarte a evitar estos problemas desde el principio y asegurarnos de que tu implementación de HubSpot sea lo más fluida posible.
Onboarding genérico y Casos de uso específicos ⚙️
Uno de los errores más grandes es pensar que un enfoque único sirve para todos. Un Growth Marketer, un CRO, un especialista en ventas, y un ejecutivo de CX tienen necesidades completamente diferentes. Si el onboarding es demasiado general, es probable que estos profesionales no puedan sacar el máximo provecho de HubSpot, lo que termina afectando tanto la eficiencia como la percepción del valor de la herramienta. 🔧
«La personalización del onboarding es crucial para el éxito a largo plazo, ya que cada cliente tiene necesidades únicas que deben ser atendidas desde el inicio.»
- Mia Comic, Fundadora y Estratega de Contenidos en Bublgam
Fuente: HubSpot Blog
Consecuencias de un onboarding inadecuado ⚠️
Los problemas en el onboarding no solo afectan cómo se usa HubSpot en el día a día, sino que pueden tener consecuencias más profundas que impactan la percepción del valor de la herramienta:
Afectación a la arquitectura del CRM: 🏗️
Una estructura desordenada y sin control puede convertir tu CRM en un caos difícil de manejar. Cuando los datos no están bien organizados, tomar decisiones informadas se vuelve todo un reto.
Ineficiencia en los procesos: ⏳
Sin una estrategia clara desde el inicio, los procesos internos pueden volverse lentos y frustrantes para los usuarios. Esto no solo reduce la productividad, sino que puede llevar a que HubSpot se subutilice o, peor aún, a que se busquen alternativas más simples.
HubSpot como una herramienta «Costosa y Complicada»: 💰
Cuando el onboarding no está alineado con las necesidades reales de la empresa, HubSpot puede parecer una herramienta complicada que no justifica su costo. Esta percepción negativa puede afectar la satisfacción del cliente y hacer que consideren otras opciones en el mercado.
Ahora, piensa en esto: tres meses es mucho tiempo para estar en proceso de implementación, especialmente cuando podrías empezar a ver resultados mucho antes. En un mundo donde la rapidez es clave, esperar 90 días para que tu equipo se sienta cómodo con la herramienta puede ser… frustrante, ¿verdad? 🤔
Pero hay algo más que puede complicar la situación… 🌪️ Como si todo lo que te conté no fuera suficiente, estos problemas pueden agravarse con el tiempo. Incluso si superas los desafíos iniciales del onboarding, la historia no termina ahí. El tiempo sigue avanzando, y con él, cambian tanto tu equipo como las circunstancias en tu empresa. Aquí es donde entra en juego un problema que muchas empresas pasan por alto: la rotación de personal y cómo un onboarding anticuado puede convertirse en un obstáculo gigante.
El desafío de la rotación de personal y Onboarding anticuado 🔄
Incluso cuando se hace un buen onboarding al principio, con el tiempo se vuelve obsoleto, especialmente si ha habido cambios en el equipo. Es probable que los nuevos colaboradores no reciban la formación adecuada, simplemente porque el onboarding se hizo para personas que ya no están en la empresa.
📅 Nuevos colaboradores se incorporan sin recibir la formación adecuada porque el onboarding se realizó hace años a personas que ya no están en la empresa. Este problema se agrava si no existen procesos documentados de manera efectiva sobre cómo se implementó HubSpot.
📝 Incluso cuando estos procesos están documentados, muchos colaboradores no los leen, lo que lleva a que cada nuevo miembro del equipo cometa los mismos errores debido a la falta de conocimiento.
🎓 HubSpot Academy es un recurso excelente, pero no cubre todos los aspectos prácticos de la herramienta. Lo que realmente se necesita es la experiencia de quienes han trabajado en profundidad con la plataforma, no solo certificados en teoría.
Si tu equipo sigue enfrentando estos problemas, los costos no solo serán financieros, sino también en tiempo, frustración, y productividad. Esto podría significar ventas perdidas, clientes insatisfechos, y un equipo que se siente desmotivado. 😐
Pero, ¿cómo evitar que estos desafíos se conviertan en un obstáculo en tu implementación de HubSpot? 🤔 La clave está en un onboarding continuo y personalizado, adaptado a las necesidades únicas de cada empresa. A continuación, exploraremos estrategias efectivas para asegurar que tu equipo esté preparado para maximizar el uso de HubSpot desde el primer día y a lo largo del tiempo. ¿Listo para descubrir cómo lograrlo? 🚀
Soluciones para un Onboarding exitoso 🌱
Con estos desafíos en mente, la solución no es solo hacerlo bien desde el principio, sino continuar optimizando el uso de HubSpot para adaptarse a los cambios de tu empresa y a la plataforma, queda claro que tanto si eres nuevo en HubSpot como si ya llevas un tiempo con la herramienta, necesitas un enfoque más ajustado a tu negocio. 💼 No se trata solo de arrancar con el pie derecho, sino de seguir por el camino correcto desde el principio.
¿Qué te parecería empezar a ver resultados desde el primer día? 🏆 Un enfoque más personalizado no solo acelera todo el proceso, sino que también minimiza esos dolores de cabeza que todos queremos evitar. Así es como de verdad le sacas el jugo a HubSpot. No se trata solo de una implementación sólida al inicio, sino de un onboarding que se adapta a tus necesidades específicas y un Acompañamiento Evolutivo que te permita estar siempre a la vanguardia, integrando las nuevas funcionalidades y prácticas a medida que surgen.
A lo largo de mi carrera, he trabajado con diversas empresas, grandes y pequeñas, en diferentes industrias. Mi objetivo siempre ha sido asegurarme de que HubSpot no se convierta en «una herramienta más,» sino que se integre de forma natural en la estrategia operativa de cada cliente. En todo este tiempo he identificado cuatro pilares esenciales para un onboarding exitoso:
1. Configuración personalizada desde el día 1 🛠️
Si eres nuevo en HubSpot, es clave que el onboarding no sea solo una presentación superficial de la plataforma. Para sacarle verdadero provecho, es fundamental que el proceso esté estrechamente alineado con tus objetivos estratégicos y los flujos de trabajo específicos de tu empresa. Un onboarding personalizado te permite configurar HubSpot de tal manera que empieces a notar su impacto desde el primer día. 🚀
Una base sólida y adaptada 🏗️: Cuando el onboarding está bien pensado y estructurado, no solo se cumplen los requisitos técnicos, sino que también se garantiza que las herramientas estén alineadas con las personas que las usarán. Así, se crea una experiencia mucho más fluida y efectiva para todos los usuarios. 🌟
Entendiendo a fondo tu negocio 🧠: Antes de empezar, es super importante tener una visión clara de tus procesos de marketing, ventas, y atención al cliente. Con esta información en mano, podemos ajustar HubSpot para que apoye directamente tus metas y estrategias específicas. Esto no se trata solo de «encender la máquina,» sino de asegurarse de que cada engranaje esté en su lugar para hacer que todo funcione a tu favor. 🔧
Adaptación a los casos de uso 🎯: Cada rol dentro de una empresa — ya sea un Growth Marketer, un CRO, un especialista en marketing, un SDR/BDR, o un ejecutivo de CX — tiene sus propias necesidades y maneras de usar HubSpot. Un buen onboarding no es una talla única para todos; se debe personalizar para que cada uno de estos roles pueda aprovechar al máximo las herramientas que ofrece la plataforma. 🔄
2. Consultoría estratégica integral 💡
No es solo cuestión de configuración técnica. Tener una visión estratégica es igual de importante. Cada herramienta de HubSpot debe alinearse perfectamente con tus metas a largo plazo, permitiéndote aprovechar todo su potencial desde el primer momento. Si aún no estás familiarizado con los fundamentos de esta metodología, te invito a leer nuestro artículo sobre Qué es Inbound Marketing para entender cómo este enfoque puede transformar tu negocio.
3. Acompañamiento evolutivo y Continuo 🌱
En lugar de un onboarding que se detiene después de tres meses, ¿por qué no optar por un acompañamiento continuo? Este enfoque garantiza que tu equipo esté siempre al día con las últimas funciones de HubSpot. Así, evitas errores comunes y te aseguras de que la plataforma siga siendo relevante para tu negocio. 🚀
4. Do It Yourself (DIY): Empoderamiento de equipos Go-to-Market 💪
Empoderar a tu equipo para que maneje HubSpot de forma autónoma no solo es eficiente, sino también estratégico. El enfoque DIY se centra en darles las herramientas y conocimientos necesarios para que puedan ajustar y optimizar la plataforma sin depender constantemente de ayuda externa. Esto no solo les permite actuar más rápido, sino que también fortalece su confianza y capacidad para adaptarse a cualquier desafío que se presente. 🚀
Cuando tus equipos de Go-to-Market tienen el control total sobre HubSpot, pueden tomar decisiones informadas y hacer ajustes en tiempo real, lo que se traduce en una mayor agilidad en la implementación de estrategias. Además, este tipo de empoderamiento fomenta una cultura de aprendizaje continuo, donde el equipo no solo utiliza la herramienta, sino que realmente la domina. 🎯
La clave para la adaptación continua 🌱
El verdadero desafío no se acaba cuando terminas la implementación inicial. La tecnología sigue avanzando, y eso significa que tus estrategias también necesitan evolucionar. Ahí es donde entra en juego el Acompañamiento Evolutivo. Este enfoque asegura que tu equipo siempre esté un paso adelante, sacando el máximo provecho de cada nueva funcionalidad que HubSpot lanza. 🌍
Si ya llevas tiempo usando HubSpot, el Acompañamiento Evolutivo es la forma perfecta de mantener la plataforma no solo relevante, sino también efectiva a lo largo del tiempo. He visto cómo este tipo de acompañamiento continuo no solo ayuda a corregir errores del pasado, sino que realmente transforma la manera en que las empresas usan HubSpot, convirtiéndolo en un motor real para el crecimiento y la eficiencia. 🔄
Como bien dice el Informe de Teamgate:
«El verdadero éxito en el onboarding se mide por la capacidad de mantener la relevancia y efectividad de la plataforma a lo largo del tiempo, no solo en el momento de la implementación inicial.»
Fuente: Teamgate
Beneficios del acompañamiento evolutivo:
- Integración de nuevos usuarios: A medida que tu equipo crece, inevitablemente se suman nuevos miembros que no estuvieron en ese primer onboarding. ¿La solución? 🌍 El Acompañamiento Evolutivo asegura que cada persona que se incorpore reciba la formación adecuada desde el principio, evitando esos errores que suelen cometerse por desconocimiento. Esto no solo facilita su integración, sino que mantiene la coherencia en cómo todos usan HubSpot.
- Actualización con nuevas funcionalidades: HubSpot está en constante evolución, lanzando actualizaciones y nuevas herramientas a un ritmo casi diario. Mantenerse al día puede ser un reto, pero el Acompañamiento Evolutivo se asegura de que tu equipo esté siempre al tanto de las últimas novedades. 🌟 De hecho, según un estudio de The Aberdeen Group, las empresas que invierten en la actualización continua de sus equipos tienen un 50% más de probabilidades de liderar su mercado. Así que, ¿por qué no aprovechar esta ventaja competitiva?
- Optimización de procesos: No se trata solo de aprender lo básico y ya está. El Acompañamiento Evolutivo garantiza que procesos como la creación de workflows, la segmentación de contactos, y la gestión de propiedades estén siempre en sintonía con tus objetivos estratégicos. 🚀 Esto no solo hace que todo funcione mejor, sino que también maximiza el retorno de inversión en HubSpot.
¿Y los beneficios de un enfoque más personalizado y continuo? Son bastante claros:
- Ahorro de tiempo: En lugar de esperar esos largos 90 días para ver resultados, un enfoque más ágil te permite empezar a notar mejoras mucho antes. ⏩
- Reducción de errores: Con un acompañamiento constante, se minimizan esos errores que suelen ocurrir cuando el onboarding es genérico o cuando el equipo no está completamente preparado.
- Maximización del valor: Cuando el onboarding está alineado desde el principio con tus necesidades específicas, te aseguras de que HubSpot sea una herramienta esencial en tu estrategia de crecimiento.
El rol de un Solution Partner de HubSpot 🤝
Ya sea que estés comenzando con HubSpot o que ya tengas experiencia, trabajar con un Solution Partner es clave para sacar el máximo provecho de la plataforma. ¿Por qué? Porque estos partners no solo entienden a fondo cómo funciona HubSpot, sino que también saben cómo adaptarlo exactamente a lo que tu negocio necesita.
Soporte Estratégico y Técnico: Un Solution Partner va más allá de simplemente ayudarte con el onboarding. Ellos están ahí a lo largo del camino, ajustando la plataforma conforme tu negocio y HubSpot evolucionan. Es como tener un experto en tu esquina, asegurando que cada paso que das esté alineado con tus objetivos. 🛠️
Casos de Éxito: Las empresas que han trabajado con Solution Partners han visto cambios increíbles en cómo operan. Imagínate aumentar la efectividad de tus campañas de marketing y ventas en un 20% 🚀 (y no lo digo yo, lo dice un informe de Forrester Research).
Si estás buscando un Solution Partner que te acompañe en cada paso del proceso, revisa nuestro perfil en el directorio de partners de HubSpot para ver cómo podemos colaborar para maximizar tu inversión en HubSpot
Ahora, piensa en esto: ¿Qué pasaría si tu equipo siempre estuviera actualizado y optimizado? 🌱 Las oportunidades que podrías aprovechar con un Acompañamiento Evolutivo que realmente se ajuste a lo que necesitas son enormes. Así que, reflexiona un poco… ¿Cómo podría un enfoque continuo y estratégico maximizar lo que HubSpot puede hacer por ti, sin importar si estás empezando o ya tienes experiencia? estas preguntas y considera cómo un enfoque estratégico y continuo puede maximizar tu inversión en HubSpot, ya sea que estés iniciando o que ya tengas experiencia con la plataforma.
Conclusión
Mira, tener éxito con HubSpot no es solo cuestión de instalar la herramienta y listo. Para sacarle todo el jugo, necesitas asegurarte de que esté completamente integrada y optimizada para las necesidades específicas de tu negocio. Tanto si acabas de empezar con HubSpot como si ya llevas un tiempo usándolo, hay algunas preguntas que vale la pena hacerte:
- ¿Tu equipo está aprovechando todo lo que HubSpot ofrece? 🤔
- ¿Estás realmente utilizando todas las funcionalidades para alcanzar tus objetivos de negocio?
- ¿El onboarding que recibieron (o recibirán) tus equipos se alinea con lo que realmente necesitan?
Un onboarding personalizado, junto con un acompañamiento evolutivo, puede ser el cambio que marque la diferencia. Te ayudará a evitar esos errores comunes y a mantener a tu equipo al día con las últimas actualizaciones y mejores prácticas. 🌱 Mantener a tu equipo bien preparado es esencial para aprovechar al máximo todo lo que HubSpot tiene para ofrecer.
Entonces, ¿qué te parece? ¿Estás listo para que HubSpot se convierta en una pieza clave en el éxito de tu equipo? Si necesitas una mano para asegurarte de que todo esté alineado desde el primer día, estamos aquí para apoyarte. 🚀 Ah, y no te olvides de suscribirte a nuestro blog Hablemos Inbound para estar siempre al tanto de lo último en inbound marketing y estrategias de HubSpot. ¡Tu éxito con HubSpot empieza aquí! 🌟
